Een buitenlands participatieplan laten werken in Nederland

Steeds meer Nederlandse teams doen mee aan een plan dat elders is bedacht: RSU's van een Amerikaanse moeder, opties uit een Brits groepsplan, of een virtuele aandelenregeling die centraal wordt beheerd. Het plan is meestal prima geschreven, alleen niet voor Nederland.

Aanleiding

Waarom het schuurt

Amerikaanse plannen gaan uit van at-will employment: de arbeidsrelatie kan per direct eindigen en vesting stopt op diezelfde dag. Nederlandse arbeidsverhoudingen werken anders. Er is een opzegtermijn, er is loondoorbetaling bij ziekte, er is toetsing van de ontslaggrond en er zijn regels over gelijke behandeling.

Het gevolg: bepalingen die in het thuisland vanzelfsprekend zijn, worden in Nederland een discussie op precies het verkeerde moment, namelijk bij vertrek of bij een exit.

Arbeidsrecht

Arbeidsrechtelijke knelpunten

• Ziekte. Vesting stopzetten tijdens langdurige ziekte raakt een arbeidsvoorwaarde en kan als benadeling worden gezien. Doorlopen is het veilige uitgangspunt.
• Einddatum van vesting. Buitenlandse plannen kiezen vaak de dag waarop iemand feitelijk stopt met werken. In Nederland ligt de einddatum van het dienstverband meestal later, na de opzegtermijn.
• Leaverkwalificatie. Koppel good leaver en bad leaver aan de formele beëindigingsgrond uit de vaststellingsovereenkomst of beschikking.
• Verlof en deeltijd. Ouderschapsverlof en urenvermindering vragen om een expliciete regel. Wettelijk verlof uitsluiten van vesting is risicovol.
• Discretie van het bestuur. Ruime bevoegdheden om toekenningen in te trekken houden in Nederland zelden stand als daar geen objectieve maatstaf bij staat.

Meer over de opbouw zelf en de zes toestanden waarin een toekenning kan verkeren staat op onze pagina over vesting.

Fiscaal

Fiscale knelpunten

Het belastbare moment verschilt per vorm en per land. Bij een uitkering in geld aan een werknemer is dat in Nederland meestal het moment van uitbetalen: loon, met loonheffing en premies. Bij echte aandelen, RSU's en opties kan het moment eerder liggen, en dat moment hoeft niet gelijk te zijn aan het moment in het land van de moeder.

Praktisch betekent dit drie dingen. De Nederlandse werkmaatschappij is meestal inhoudingsplichtig, ook als de moeder uitkeert. De gegevens moeten op tijd bij de salarisadministratie zijn. En de kostendoorbelasting tussen moeder en werkmaatschappij moet vastliggen, want die bepaalt mede of de last in Nederland aftrekbaar is. Voor deelnemers die netto-opbrengst aanhouden speelt daarnaast de overgang van box 3 naar werkelijk rendement.

Wijzigen

Eenzijdig wijzigen en instemming

Groepsplannen bevatten vrijwel altijd een bepaling dat het bestuur het plan kan wijzigen of beëindigen. In Nederland is dat begrensd. Zodra een regeling een arbeidsvoorwaarde is geworden, is eenzijdig wijzigen alleen mogelijk met een zwaarwichtig belang of met instemming van de deelnemer.

Daarnaast kan een regeling die voor een grotere groep geldt onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad vallen. Regel dat vooraf, niet als het plan al is gecommuniceerd.

Aanpak

De praktische route

• Houd het groepsplan intact. Eén wereldwijde regeling blijft het uitgangspunt, dat houdt de administratie werkbaar.
• Voeg een Nederlandse bijlage toe. Daarin staan de afwijkingen: ziekte, einddatum vesting, leavergronden, verlof, wijzigingsbevoegdheid en loonheffing.
• Laat de bijlage lokaal toetsen. Arbeidsrecht en loonheffing samen, niet los van elkaar.
• Communiceer in gewone taal. Een Nederlandse samenvatting met een rekenvoorbeeld doet meer dan een vertaald contract.
• Registreer per deelnemer. Toekenning, referentiewaarde, vestingstand en leaverstatus, op één plek.

Alternatief

Wanneer een eigen Nederlandse regeling beter is

Als de bijlage langer wordt dan het plan zelf, klopt de vorm niet meer. Dat gebeurt vaak als het groepsplan echte aandelen uitgeeft en de Nederlandse entiteit dat niet wil of kan. Een lokale, cash afgewikkelde regeling met SAR's of virtuele aandelen geeft dan hetzelfde (bruto) economische resultaat, zonder nieuwe aandeelhouders en zonder notaris.

Sharesquare levert software en kennis, geen fiscaal of juridisch advies. Laat je eigen situatie beoordelen door een gekwalificeerde adviseur.

Checklist

Checklist voor lokalisatie

• Wat gebeurt er met vesting tijdens ziekte en wettelijk verlof?
• Welke datum geldt als einde van vesting bij vertrek?
• Sluiten de leavergronden aan op Nederlandse ontslaggronden?
• Wie is inhoudingsplichtig en wanneer ontstaat het loonmoment?
• Hoe worden de kosten doorbelast tussen moeder en werkmaatschappij?
• Is instemming van de ondernemingsraad nodig?
• Begrijpen deelnemers wat ze hebben, in hun eigen taal?

Kennisbank

Veelgestelde vragen